リモートワークが浸透してきて、在宅ワークの中で働きやすさ、ご依頼のしやすさで拍車をかけているオンライン秘書。「秘書」というと社長秘書とお堅いイメージがありますが、オンラン上では企業さまや個人経営さまの事務作業・業務のサポートを行います。
バックオフィス業務をサポートするオンライン秘書
依頼が止まらないオンライン秘書の全貌
オンライン秘書として活躍するには、クライアントさまの苦手領域を理解し、それを補完＝不十分な部分を補って完全なものにすること。特に個人事業主や小規模事業者のサポートを行う際には、この点を意識することで信頼を得ることができます。
例えば、企業さまの取引においては担当者がつくことが多く、その担当者がどのような分野で苦手意識を持っているかを察知し、理解することがポイントです。
例えば、コミュニケーション能力が高いが数字が苦手な方、データをまとめるのが得意でない方、逆にコミュニケーションが苦手な方など、それぞれに苦手な領域があります。これは特別なことではなく、人間の得意不得意の分野で考えていただければと思います。
また、お仕事の中でも、細かな御用ってありませんか？先様との日程調整や、会議のための場所取り、会食の店探し…本当に細かな雑用ともいえるお仕事がたくさん溢れています。
少々のことで、誰かに頼むのも気が引けるようなことも、あなたにお引き受けできる器量があれば、「またあなたにお願いしてもいい？」って思ってもらえるはずです。その場面を多く作っていく＝「GIVE」の精神をお伝えしていくのです。
このことはあまり公表したくないのですが…1つ考えてみてください。あなたが相手に「GIVE」を与え続けると、どうなるでしょうか？
お相手は「いつも我が社（私）のために色々尽くしてくれてありがとう」精神が生まれるため、「あなたに頼もうかな？」とご依頼をいただけるのです。（GIVE感謝が生まれるまでGIIVEしますよ！）
クライアントの期待を超える
クライアントの苦手領域を補完するだけでなく、さらに一歩進んだサポートを提供することが重要です。例えば、クライアントが気づかない部分まで配慮した資料作成や、先回りした提案を行うことで、クライアントにとって手放せない存在となります。
いわゆる「GIVE」の心得ですね。
仮にあなたが社長さんだったら、どう考えますか？がお仕事獲得のキーになるはず！逆説で自問自答してみましょう。
クライアントの苦手領域を理解する
クライアントの苦手な部分を理解し、それを補完することで信頼を得ることができます。以下に、過去私がご提案した具体的なサポートを紹介します。
データの補完
数字が苦手なクライアントには、データを分かりやすくまとめます。例えば、データを見やすい表やグラフにし、必要な補足説明を資料に加えます。また、計算が必要な場合には、計算済みの結果を提示するなど、クライアントが理解しやすい形で情報を提供します。
コミュニケーションの補完
コミュニケーションが苦手なクライアントには、メールやチャットのやり取りを代行することが効果的です。例えば、「この部分のやり取りは私が対応します」と伝え、クライアントの負担を軽減します。大事なポイントは確認と、適宜報告することで、クライアントが安心して任せられる環境を作ります。
業務改善の補完
仕事効率化を図ったツールのご提案、業務改善構築なども大変喜ばれます。忙しいあまり、机上が混乱している方も少なくありません。誰しも親しみやすく、簡単に調べられ、業務時間短縮が実現できれば、コストカットした分、他の業務に充てられます。
このように業務全体の効率を計るため、タイパ（タイムパフォーマンス）に拘ったご提案も、最近では必要とされています。
お仕事獲得の二つのレベル
お仕事を獲得するためには、業務内容のレベルと取引先のレベルの二つの視点を持つことが重要です。以下に、それぞれのレベルについて詳しく説明します。
業務内容のレベル
業務内容のレベルには大きく分けて五段階があります。
- お仕事獲得前のレベル
具体的な案件がまだない段階です。いろいろな知識を学び、スキルを習得する準備期間です。リサーチや自己学習を通じて、自分を高めることが求められます。私自身も最初はこの段階から始めました。様々なオンラインコースを受講し、関連する書籍を読んで知識を深めました。 - 2教わりながらできるレベル
クラウドソーシングなどで案件を受け、指導を受けながら業務を遂行する段階です。分からないことがあっても、教わりながら進めることが重要です。例えば、初めての動画編集の仕事では、クライアントの指導を受けつつ、自分で調べて解決する力も養いました。 - 頼まれればできるレベル
経験がある程度あり、依頼を受ければすぐに対応できる段階です。同じ業務や似たような業務を経験しているため、即戦力として期待されます。この段階では、自分の得意分野を活かして、効率的に仕事を進めることが求められました。私もここまで来ると、仕事の依頼が増え、安定した収入を得ることができました。 - 業務提案ができるレベル
業務を熟知し、クライアントに対して効率化や改善提案ができる段階です。経験を基に、クライアントの事業をサポートするための提案が可能です。例えば、クライアントの業務フローを見直し、効率化の提案をし、リソース減らすことで信頼を得ました。 - 組織改革ができるレベル クライアントの組織全体を見直し、改革を提案できる段階です。組織の改善や新しいシステムの導入など、幅広い視点でサポートします。私が経験した中で、特に印象に残っているのは、中小企業の業務改善プロジェクトです。新しいプロジェクト管理ツールの導入を提案し、全体の業務効率を大幅に向上させることができました。
取引先のレベル
取引先さまのレベルも三つに分けられます。
- 個人事業主 独立して一人で事業を行っている、または少人数のスタッフと一緒に事業を行っている個人事業主さまです。比較的依頼しやすい案件が多く、初めてのクライアントとして適しています。私も最初は知人の個人事業主のサポートから始め、小さな案件をこなすことで信頼を築きました。
- 小規模事業主 5人以下、もしくは製造業では20人以下の従業員を持つ事業主です。クライアントさまの現場作業や管理業務をサポートすることが求められます。小規模事業主との取引では、クライアントの現に出向き理解した上で、的確なサポートを提供することができました。
- 中小企業 数十人以上の従業員を持ち、安定した取引を望む中小企業です。取引開始前に信頼性を確認されることが多く、しっかりとした実績と信頼を構築することが必要です。私が中小企業と取引を始めたときは、実績をしっかりと示し、信頼を得るために丁寧なコミュニケーションを心がけました。
お仕事の心構え
下準備をしっかりと行う
お仕事を獲得する前に、これまで学んできた知識やスキルを活かし、しっかりと準備をしておきましょう。いろんな知識を得て、実際の業務に備えます。
そして、ご依頼主さまの情報を徹底的に調べることは必須項目です。会社のHP、SNSの発信、何に興味を持って、今何が旬に感じられているのか？会社やお住まいはどの地域で、どんな方々と関わっているのか？など調べれば分かることは全て把握しておきましょう。
自らリサーチする姿勢
クライアントさまからご依頼を受けた際には、自分でリサーチを行い、業界の動向やクライアントのニーズを理解する努力をします。業界の主要なサイトや専門誌を調べることで、クライアントさまのビジネスに対する理解を深めます。
私の場合、新しいクライアントさまと取引を開始する前に、その業界、地域性、顧客のニーズ、年齢について徹底的に調査したことが成功につながりました。
頼まれればできるレベルを目指す
依頼を受けた際には、経験を活かして即戦力として対応していきましょう。業界の特性やクライアントさまのニーズに合わせて、資料作成やご提案内容を最適化できるように計画することも重要です。
この段階に達したとき、私はクライアントからの信頼を得て、多くのリピート依頼を受けました。これが、やがて目標だった収入に繋がりました。
業務の効率化を図る
業務を効率化することで、クライアントさまに対して、より多くの価値を提供できます。作業の手順を見直し、無駄を省くことで、クライアントの信頼を獲得することができます。
私の経験では、業務プロセスを見直して効率化のためにツールを用いてご提案することで、クライアントの満足度が大幅に向上しました。
プロジェクトマネージャーの心構え
プロジェクトマネージャーとして、組織改善や業務改善の提案を行い、クライアントさまのビジネスを支える役割を果たします。クライアントさまの一員として働き、全体の効率を高めるための提案を行うことで、信頼を築くことができます。
私が組織改革プロジェクトをご提案し当初は、耳も傾けてもらえませんでした。ですが、今では業務改革がリソースを減らす要因となり、クライアントさまからの信頼を得て、ご提案内容が少しづつ業務に反映されました。
結果、クライアントさまからも喜ばれ、個人的に嬉しくもあり（ここにやりがいを感じてます！）また長期的なパートナーシップを築くことができました。
まとめ
オンラインでの仕事は難しく考える必要はありません。重要なのは、自分ができることをしっかりと把握し、クライアントさまの期待値を超える成果をご提供することです。
お仕事を獲得するための心構えとして、下準備、自らリサーチ、頼まれればできるレベル、業務の効率化、そしてプロジェクトマネージャーとしての心構えを持つことで手放せない存在と変わっていきます。
そうすることで、オンラインでの仕事がスムーズに進み、クライアントさまからの依頼が途切れない存在となることが実現できます。
私自身も、これらの心構えを実践することで、多くのクライアントさまから信頼を得て成功を収めました。皆さんも、この心構えを持って取り組むことで、オンラインでの仕事を成功させることができるはずですので、日々学習と情報のアンテナを張って挑んでいきましょう。
最後に…このような実践的なオンライン秘書のお仕事獲得方法を学んだスクールがあります。それは…女性専用オンラインスクールリモラボです。無料勉強会も開催中ですので、人生変えたいと思ったら、ぜひ参加してみてくださいね！
