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今回はWEBビジネスにおいて、よく使われている「連絡用ツール」をご紹介します。
「このツールで連絡取りたいので…」とクライアント様から伝えられた時に備えて事前に準備しておきましょう！
よく使われるツールを知る
在宅ワークで必要な連絡ツールをあらかじめ知っていることで
初心者でもクライアントさまとのコミュニケーションを
取りやすくお仕事を探しやすくなります。
WEBビジネスにおいて、よく使われている「連絡用ツール(チャットツール)」
突然「このツールで連絡取りたいので…」とクライアント様から伝えられることがあります。
個人間で連絡を取る場合、よく使われるのは「LINE」だったりしますよね。
そのビジネス版といっても過言ではありません。あらかじめ用意があれば手間がかからない上に、お客さまにも安心感を持っていただけます。
もちろんお相手さまとLINEでのやり取りもありますが、チームでお仕事する場合は
「連絡用ツール(チャットツール)」を使ってお仕事発注や報告を受けることがほとんどです。多くのお客さまがどんなツールを使っているのか？機能も含めて、みていきましょう！
Chatwaork
Chatwork（チャットワーク）は、日本発のビジネス向けのチャットコミュニケーションツールです。チームや組織内でのコミュニケーションやタスク管理を効率化するために設計されています。日本のツールっていうだけで安心感がありますね。
Chatworkの良いところは自分へのメッセージが拾いやすいところです。
まだ使ったことがない方のためにこのツールでできる機能をひと通りみていきましょう
- チャット機能: チームメンバーとのリアルタイムなチャットが可能です。個別のメッセージやグループチャット、プロジェクト別のチャットルームなど、様々な形式でコミュニケーションを行うことができます。
- タスク管理機能: タスクを作成し、担当者や期限を設定できます。タスクはチャットやタスク一覧から簡単にアクセスできます。これにより、チーム全体の進捗状況を把握しやすくなります。
- ファイル共有: チャット内でファイルを共有することができます。プレゼンテーションやドキュメント、画像など、様々な形式のファイルをアップロードして共有することが可能です。
- スケジュール管理: カレンダー機能を利用して、スケジュールの管理やイベントのスケジューリングが可能です。会議やイベントの予定を共有し、チーム全体で調整することができます。
通常のチャット形式のコミュニケーションはもちろん右側には概要欄があり、
定期的に確認したいファイルや、周知した内容をクリップして見返すことができたり、
文中からキーワードを検索することで探していたチャットを見つけることができます。
また同じワークスペースにいるメンバーに
指名してタスクを割り振ることができるので
流し漏れがなくなるのでとても便利です。
Slack
SlackもChatwork同様にチームでコミュニケーションをとる際によく使われているツールです。こちらの概要も見ていきましょう
- チャット機能: リアルタイムのチャットが可能です。個別のメッセージやグループチャット、チャンネル（トピックごとのチャットルーム）など、複数の形式でコミュニケーションを行うことができます。
- ファイル共有: チャット内でファイルを共有することができます。画像、ドキュメント、スプレッドシートなどのファイルをアップロードし、チームメンバーと共有することができます。
- 統合機能: 外部サービスとの連携が可能です。GitHub、Google ドライブ、Dropbox、Trelloなど、さまざまなアプリやサービスと統合して、ワークフローを効率化することができます。
- 通知機能: メンションやリアクション、ボットを活用した通知など、コミュニケーションの効率化を図るための機能が豊富に揃っています。
- 検索機能: チャット内のメッセージやファイルをキーワードで検索することができます。過去の会話や共有された情報を簡単に見つけることができます。
- カスタマイズ可能: チームのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。カスタム絵文字やスラックボット、通知設定など、個々のユーザーが利用しやすいように調整することが可能です。
Slackは特にソフトウェア開発チームやテクノロジー企業を中心に広く利用されており、多くの企業でコミュニケーションやプロジェクト管理のツールとして採用されています。使いやすさや豊富な機能、外部サービスとの連携などがSlackの人気の理由の一部です。
どちらも同じような使い方ではあるものの、自己流にカスタマイズしたり
好きなアイコンを登録してメッセージの代わりに使える点では
Slackの方が自由度が高いです。
Microsoft Teams
こちらはお子さんが学校で使われていることが多いので
見慣れている人もいるのではないでしょうか？
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）は、マイクロソフトが提供するコラボレーションツールおよびコミュニケーションプラットフォームです。主にビジネスや教育機関などで使用されています。以下に、Microsoft Teams の主な特徴を挙げてみます。
- チャット機能: チーム内のメンバーとのリアルタイムなチャットが可能です。
個別のメッセージやグループチャット、チャンネル（トピックごとのチャットルーム）など、複数の形式でコミュニケーションを行うことができます。 - ビデオ会議: ビデオ会議や音声通話を行うことができます。Teams内での会議のスケジュール設定、画面共有、会議の録画などの機能も提供されています。
- ファイル共有: チャットやチーム内でファイルを共有することができます。Office 365 のドキュメントやExcel、PowerPoint、Wordなどのファイルを直接Teams内で編集し、共有することが可能です。
- タスク管理: Microsoft Planner との統合により、タスクの作成、割り当て、進捗の追跡などのタスク管理機能を提供しています。
Microsoft Teamsは、ビジネスや教育機関で利用されることが多いです。
チーム内のコミュニケーションやプロジェクト管理を効率化し、
ビデオ会議やチャット、ファイル共有などの機能を提供できます。
Google Gmail
Googleを登録するだけで無料でアカウントを作ることができGmailが利用できます。
Googleアカウントを持ってない人は少ないかもしれませんが、連携には大変優れているので絶対作っていただきたいです。その中でもGmailは権限を求められた時にも重宝します。
これは余談になりますがGoogleの無料ツールを使ったことがない人は多いのではないでしょうか？例えばMicrosoftのofficeにあるExcelは、通常有料版でソフトウェアをインストールして使いWindows上で動作します。
一方、GoogleのスプレッドシートはGoogleが提供するオンラインのサービスで、ブラウザ上で動作します。他の人とシートを共有すればオンライン上で同時編集も可能、追加したメモも自動保存される優れものです。
近年、Excelからスプレットシートへ移管している企業様も多いので、使用頻度は高めになっています。Googleアカウントがないと利用できないので、この機会にぜひ登録して簡単な家計簿を作って練習するのも良いですね。
まとめ
結局、どれをインストールすればよいのか？
お客さまがご利用されているものがあれば十分ですが無料でダウンロードできるので
お仕事受注する前に、いずれもダウンロードしておくと
効率よくお仕事を受けることができるので
是非ダウンロードしておきましょう！
